文檔管理新策略：制造業技術文件管理就用這招，安全又高效！

在制造業企業中，技術文件無疑是最寶貴的資產之一。

然而許多企業，正面臨著技術機密文件未能妥善保管的問題：

各種技術檔案資料，如實驗記錄、檢驗檢測報告、培訓資料等，存在部門網盤或部門文件柜里，文件多到只有存儲者自己才能找到，查找一份報告如大海撈針；更糟糕的是，文件的下載和查用情況不透明，員工離職后，有些文件還丟失了……

這不僅影響了工作效率，更威脅到了企業的技術機密安全！如何優化？

分享一個連跨國企業都在用的文檔管理模式，不僅能用來管理技術文件，還能用于一體化管理公司所有的文件資料，并且投入小、門檻低，無論是大中型，還是中小微型制造企業，都能用這個模式，來構建自身的文檔管理體系。

這個管理模式就是：分布收集+集中管理

這是來自于會博通檔案管理機器人“貓仔”的創新式管理模式。簡單來說，它能幫助企業從簡化收集、有序儲存、安全管理這3點著手，迅速提升文檔管理的質量和效率。

1、簡化收集流程

要實現體系化的文檔管理，必須先攻克文件收集難及時、難收齊的問題。通過“貓仔”方案配備的掃描儀及智能上傳程序，操作簡單快捷，員工可以自行在實驗室、工作站等，即時掃描上傳紙質或電子文件。還可搭配掃描機器人“龜仔”，在各部門、工作站內分布式收集。

2、有序分類存儲

上傳后，通過“貓仔”或“龜仔”的自動歸集功能，文件會自動儲存至指定路徑，不留存在本地。不僅能避免存錯存亂，還能避免重要信息在公用掃描儀上泄露。管理員在會博通系統上，即可集中管理各處上傳的文件，將其分門別類歸檔存儲。

3、集中安全管理

在會博通系統上，企業不僅能按需打造檔案分類架構，將公司內的所有文檔規范儲存，還能通過自定義檔案屬性，錄入紙質檔案的存放地點，對紙質及電子文檔實行同步管理。并且，系統提供登錄審計、加密傳輸、加密存儲、操作行為記錄、防擴散水印等多重安全機制，確保企業的技術機密得到全方位的保護。

此外還要強調的是，“貓仔”是一款即插即用的解決方案，無需部署等待，到手即可投入應用。如果貴企業正為如何管理海量文檔而煩惱，不妨來了解會博通“貓仔”，更加高效、靈活的數字化檔案管理體驗正等著您！

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