檔案管理系統應用：檔案著錄項太多，哪些必須錄？干貨來了！

隨著電子檔案管理的推行，檔案著錄的重要性日益凸顯。檔案著錄是否完整、準確，將直接決定了檔案數據庫的質量，影響著檔案檢索與利用的有效性。

那么問題來了：檔案著錄項那么多，全部錄完太耗時耗力，哪些著錄項是必要的？哪些著錄項更“有用”？關于檔案著錄項的干貨來了，趕緊來看看！

1、哪些是必要著錄項？

對于一般單位組織、涵蓋各檔案門類而言，最關鍵的檔案著錄項一般是：

題名、日期、責任者、保管期限、頁數

為了檢索能順利進行，需要完整、準確、規范地錄入。

其次，根據不同管理需求，不同檔案門類的文件，可以確定不同的必要著錄項。

比如，有些企業中“合同檔案”被劃分為獨立大類，那么對于合同檔案至關重要的合同編號、合同名稱、合同簽訂日期、合同金額、頁數這些關鍵信息，就可以定為必要著錄項。

同時，我們可以參考法規對于檔案館(室)的著錄項要求。

根據《檔案著錄規則》（DA/T18—2022），檔案著錄項目分為標識、背景、內容與結構、查閱與利用控制、相關檔案材料、附注、著錄控制，共7大項，35小項。

其中：

必著有9項：檔案館代碼（全宗級）、著錄層級、檔號、題名、日期、責任者、檔案保管沿革（全宗級）、保管期限、開放標識；

有則必著有5項：文件編號、載體形態（文件級）、銷毀情況、密級、公開屬性。

2、哪些著錄更“有用”？

檔案著錄，最主要還是為了更好地管理與利用檔案。那么，哪些著錄項更“有用”？錄入后有什么效果？下面，我們通過會博通系統來演示看看。

●自定義著錄項

首先，在會博通系統內，您可按需靈活、完整地設置著錄項。

會博通系統提供了不同檔案門類的、符合《檔案著錄規則》的標準屬性。應用分類模版時，標準屬性會直接繼承，如合同檔案的標準屬性包括序號、合同編號、責任者、題名等。

同時，您可通過附加屬性，來設置個性化著錄項，如合同檔案的附加屬性，可以設置為合同類型等。系統還提供調整屬性顯示功能，您可設置必填項、屬性顯示名稱、排列順序等。

●檔案著錄

您可在新建條目時，直接錄入檔案屬性著錄；亦可批量新建、批量著錄。新增條目完成后，可以通過“屬性”功能，進入檔案屬性界面，進行修改或補充。

如果您使用的是會博通掃描機器人“龜仔”上傳，還可掃描后自動OCR形成雙層PDF，可直接復制文檔內容進行著錄。

●檔案檢索

哪些著錄項錄入后更“有用”？毫無疑問，檔案題名是最常用、最關鍵的。還可通過會博通的組合檢索、二次檢索等功能，組合日期、保管期限、責任者等信息，快速定位所需檔案。

此外，在會博通系統中，還有一項著錄項非常“有用”——存放地點。您可錄入實體檔案的存放地點，檢索檔案就能快速查詢存放位置，也可進行實體與電子檔案的同步管理。

最后，檔案著錄不完整、不準確，將會導致檔案檢索困難，影響檔案信息的利用。例如，合同檔案如果沒有錄入合同金額、責任者，遇到同名合同時，需花費更多時間去分辨；如果保管期限著錄錯誤，可能會導致檔案過早銷毀或過晚處理，影響檔案的正常效用。因此，著錄必須確保完整、準確、規范，確保關鍵信息都能準確無誤地記錄和保存，才能更好地對檔案進行管理與利用。

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