【案例】跨國企業艾科應用會博通，打通數字化檔案管理全鏈路

集團型企業在文件與檔案資源管理方面，往往面臨著更為棘手的問題：

集團規模大、業務板塊多，如何基于合規性實現科學存儲？分支機構多、文檔資源體量大，數字化上傳難題如何解決？管理節點多，如何與現有系統流程融合互通、避免額外開發造成資源浪費……

同時，為了解決這諸多痛點，大型企業是否一定需匹配功能龐雜的檔案管理系統？

今天分享的案例，或許能提供破局思路：在全球擁有49家子公司的跨國企業艾科，應用會博通與愛普生合作開發的檔案管理機器人解決方案，即靈巧迎刃解決企業檔案管理的諸多難題，實現檔案管理的數智化華麗升級。

01艾科簡介

寧波艾科制冷工程有限公司成立于2002年，是國內首批從事制冷劑出口業務的公司。成立20多年來，艾科專注于制冷暖通領域，擁有多個自主品牌，產品銷往全球130多個國家，年產值超35億，是一家科工貿一體化的知名跨國企業。

至今，艾科已在國內外建立49家子公司，在寧波、余姚、 波蘭、美國、澳洲、巴林等海內外多地設有實體工廠，主營業務涵蓋氟化工產業板塊、空調通風板塊、空調冷凍板塊、水暖科技板塊、工農業烘干板塊以及包含跨境電商在內的新業務板塊。

02需求分析

作為始終堅持“創造價值，追求卓越”為宗旨的集團型企業，艾科的數智化轉型步伐非常迅捷，此前已實現了業務體系的信息化聯動與管理。然隨著企業高速發展，對檔案資源的規范化儲存、專業化管理與便捷化利用的需求日益增長，構建規范、高效的數字化檔案管理體系迫在眉睫，亟需解決：

1、內部信息孤島：各部門文檔資源分散儲存、集成度低，不利于體系化信息資源的構建與積累

2、管理效率受擎：各類文件、檔案、印章資源等保管分散，統計、管理難度大，不便于提供決策支撐

3、協作查閱不便：文檔查閱主要依賴手工問詢發送，影響業務、辦公效率…

經過深入了解與溝通，艾科選擇了會博通檔案管理機器人解決方案，以推進文檔資源的一體化、數字化、規范化管理。

03解決方案

1、一站式管理平臺，貫通檔案業務全流程

A、基于對檔案業務全鏈路的管理需求，會博通為艾科打造了從紙質檔案數字化歸集、至涵蓋文檔全生命周期的一站式管理平臺。

B、實現紙質與電子檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、注銷等全流程的信息化管理

C、方案智能集成檔案管理系統、文檔上傳程序與高速掃描儀，功能聯動，便捷高效

2、可拓展架構，多類型文檔全覆蓋

會博通系統提供可高度自定義的檔案管理架構，艾科可根據管理需求定義打磨，以便全面匯集來自全球各子公司、生產基地及實驗室等的各類實體與電子文檔資源。

A、可靈活定義檔案全宗、類型、目錄、屬性、檔案表格等

B、多層級分類目錄，可針對分類及子層級進行權限劃分

C、可按需拓展，精準適配管理需求的動態更新

3、自動化處理，數字化歸集一步到位

通過會博通掃描機器人（會博通上傳程序+愛普生掃描儀），數字化采集效率大大提升，亦為艾科構建覆蓋更廣的數字化歸檔網絡提供支力。

A、自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動生成雙層PDF等，省去手工繁瑣操作

B、文件上傳即自動歸集至指定路徑，步驟簡化，避免錯選誤歸

C、按需可增配，構建精準覆蓋的數字化歸檔網絡

4、全面面向服務的檔案借還管理服務

基于會博通系統實現純線上借閱電子檔案、純線上登記借用實體檔案以及線上申請、線下取用實體檔案/打印復印件的三種檔案借還應用場景。檔案隨用隨借，信息資源更大化流動共享，為運營提效降本提供支撐。

5、多維度統計，支撐業務決策

系統提供多維度、專業化的檔案統計及檔案利用統計功能，助海量檔案數據“化繁為簡”，為艾科領導決策、業務運作提供數據支撐。

A、區分檔案統計及檔案利用統計，維度細化有側重，覆蓋不同工作場景

B、統計條件可靈活自定義，精準查詢所需范圍數據

C、提供可視化表格，數據可導出，輔助總結匯報更高效

04關于會博通

會博通源自1988年，是一家專業提供知識管理軟件產品及咨詢服務的公司，擁有完整的研發、方案、技術、售后團隊，致力于為各行業客戶提供一站式的檔案管理數字化解決方案。至今，會博通合作客戶覆蓋黨政機關、制造、教育、金融、建筑、交通、電力、運輸/物流/倉儲、信息咨詢等行業，服務用戶數萬+。

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